Accès à l'export des données Doctolib

Doctolib propose une solution d'export. Voici la documentation pour faire, en quelques clics, l'export des rendez-vous ou des données de vos patients : https://doctolib.zendesk.com/hc/fr/articles/204738165-Exporter-la-base-patient.

Le module d'export de données Doctolib est souvent désactivé par défaut. Vous avez la possibilité de faire la demande d'activation par mail pré-rempli avec le bouton ci-dessous

Contacter Doctolib pour activer le module d'export

Enrichissement des fiches de vos patients

Il vous manque le numéro ou le mail de votre patient pour le contacter ?
La solution est disponible ci-dessous en deux étapes.

1ère étape : Importation des données

Le fichier d'export que Doctolib fournit contient l'ensemble des patients de votre base de données.

Démarrer l'import des patients

Lorsque vous importez les séances Doctolib, les fiches des patients sont automatiquement ajoutées ou mises à jour.

2ème étape : association des patients

Il n'existe aucun identifiant nous permettant d'associer automatiquement les fiches patient de Doctolib et celles de votre logiciel de facturation (VEGA, Kiné+4000...). Nous avons mis en place un algorithme qui vous fait des suggestions d'association les plus pertinentes possible mais nous avons besoin de votre confirmation. Vous pouvez faire cette action à différents endroits :

• depuis l'agenda de Gustave puis en passant par les séances en bleu foncé
• depuis la page des impayés d'un patient
• en suivant ce lien qui listera tous les patients à associer

Une fois l'association confirmée, les fiches patient sont fusionnées. Son numéro de téléphone qui n'était par exemple présent que dans Doctolib apparait maintenant dans sa fiche patient et vous pouvez le relancer par SMS. Vous avez besoin de faire l'association qu'une seule fois par patient.

Vérification de votre pointage sur l'agenda de Gustave

Gustave vous permet de vérifier votre pointage en comparant les rendez-vous présents dans Doctolib aux pointages effectués dans votre logiciel de facturation (VEGA, Kiné+4000...).

1ère étape : Importation de l'agenda Doctolib

Démarrer l'import des séances

Vous pouvez vérifier votre pointage en parcourant l'agenda de Gustave. Un système de couleur a été mis en place pour voir rapidement si certaines séances n'ont pas été pointées. Voici le code couleur :

• Les séances en bleu foncé indiquent que le patient Doctolib n'a pas été associé à un patient de votre logiciel de facturation, vous devez d'abord l'associer en cliquant sur la séance pour que nous puissions vérifier le pointage.
• Les séances en bleu clair n'ont pas été pointées dans votre logiciel de facturation (Vega, Kiné+4000, Kinémax ...).
• Les séances en blanc ont bien été pointées.

Les agendas ne sont pas toujours identifiés avec le "nom prénom" ou "prénom nom" du praticien.

Il existe aussi des cas où votre cabinet Doctolib est sépararé en plusieurs adresses, Doctolib sépare les agendas par adresse avec des noms différents.

Vous pouvez configurer le bon identifiant ou récupérer plusieurs agendas pour ce compte Gustave.

Configurer l'import Doctolib

Mis à jour le : 29/11/2023